システムの運用管理の現状

ITサービス業界だけでなく、今やどのような業種や業態の企業であっても、情報システムの管理や整備は欠かせません。

ITサービスを実際の業務で使用している割合では、IT関連業を除けば金融業界が最も進んでいるという調査結果もありますが、特に顧客の重要な情報を預かる業種においてはシステム管理がそのまま業務内容につながってくるでしょう。

小規模な企業の場合、自社内にITシステム関連の部署を置くことができないので外注に出すこともありますが、できれば自社内にシステム管理部門を置く方がより企業の実態にあった管理業務が可能です。

ITシステムの部署としては「IT戦略・企画」や「基幹システム構築・運用・管理」、その他「インフラ構築」「サポート・ヘルプ」といったようなものがあります。
自社でこれらを全て設置することが難しいということであれば、信頼できるセキュリティ会社と契約をしていくことが必要になってくるでしょう。

IT資産の棚卸

自社で設置をするにしても外注に出すにしても、まずはそれぞれの業務に必要な情報を整理することが、まず最初の作業となります。
言ってみればこれは「IT資産の棚卸し」にあたるもので、社内で扱っている個人情報やその他の重要な情報について、どのようにIT化していくかを考えていくことになるのです。

それまで手動やペーパーとして取扱をしてきた情報をIT化することにより、一気に業務の効率化を図れます。
ITサービスでどういったことができるか、ということを、専門のスキルを持った人と話し合いをしていきましょう。

低コストで棚卸を実現する方法

IT化の目的は業務の効率化にありますが、それをするために余計にコストがかかるということになっては本末転倒です。

ペーパレス化やオンライン化というのは業務を効率的に行うためが目的です。
IT化により、むしろ現場の業務が煩雑になってしまったり、リスクが上昇するということにならないようにする必要があります。

低コストでIT資産の棚卸しをしていくためには、企業内の情報管理を外部に丸投げするのではなく、従来の業務をよく知っている人と協力をして、最もよい方法を考えていくということが大切です。
IT専任者がいれば一番よいのですが、従来の業務にこだわりすぎるあまりIT化の障害になってしまうということもあるでしょう。

もし社内にIT専任者を置くことができないのであれば、信頼できるサービス事業者を探し、そこで詳しく業務について相談をしていくという体制づくりができるかがポイントになってきます。
企業内でもネットワークを使用する人材に教育をし、リテラシーを高めていくことも、リスクとコストを減らすための方法です。